Processo n.º 1784/21, PIV n.º 21076

O presente pedido de informação vinculativa versa sobre o enquadramento fiscal dos gastos com a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, mais concretamente com a obrigatoriedade de os mapas de km estarem assinados, para efeitos da comprovação documental desses gastos, nos termos do n.º 3 do art.º 23.º, conjugado com a alínea h) do n.º 1 do art.º 23.º-A, ambos do Código do IRC (CIRC).

No caso concreto, a sociedade requerente implementou um software de validação de despesas dos seus colaboradores, o qual permite gerar um relatório de kms em viatura própria, com toda a informação necessária à compreensão da deslocação, bem como com os dados fiscais quer do colaborador quer da empresa.

Refere a entidade que cada colaborador acede a um portal, com o seu login e password, preenche toda a informação, ficando o referido mapa no portal, sendo que o mesmo não tem uma assinatura digital, tendo apenas a identificação de quem o elaborou e de quem o aprovou.

As importâncias auferidas pela utilização de automóvel próprio em serviço da entidade patronal consideram-se rendimentos do trabalho dependente, na parte em que excedam os limites legais, nos termos da alínea d) do n.º 3 do art.º 2.º do Código do IRS (CIRS).

As referidas importâncias, na esfera da entidade patronal, consideram-se gastos dedutíveis para efeitos da determinação do lucro tributável, nos termos do n.º 1 e da alínea d) do n.º 2 do art.º 23.º do CIRC, devendo, para tal, e de acordo com o n.º 3 do mesmo artigo, estar comprovados documentalmente, designadamente, e na parte em que não haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário, por um mapa justificativo da deslocação (vulgarmente denominado mapa de kms) que contenha os elementos a que se refere a alínea h) do n.º 1 do art.º 23.º-A do CIRC.

Com efeito, estabelece a alínea h) do n.º 1 do art.º 23.º-A do CIRC que não são dedutíveis, para efeitos da determinação do lucro tributável, mesmo quando contabilizados como gastos do período de tributação, “As ajudas de custo e os encargos com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem aqueles encargos, designadamente os respetivos locais, tempo de permanência, objetivo e, no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário; “.

Ora, a prova documental é, de acordo com o art.º 362.º do Código Civil (CC), “…a que resulta de documento;", sendo que, em conformidade com o mesmo artigo, “…diz-se documento qualquer objecto elaborado pelo homem com o fim de reproduzir ou representar uma pessoa, coisa ou facto.".

Quanto à sua modalidade, e nos termos dos n.ºs 1 e 2 do art.º 363.º do CC, os documentos escritos podem ser autênticos ou particulares, considerando-se autênticos “… os documentos exarados, com as formalidades legais, pelas autoridades públicas nos limites da sua competência ou, dentro do círculo de actividade que lhe é atribuído, pelo notário ou outro oficial público provido de fé pública;", sendo que todos os outros documentos são particulares. Refere, ainda, o n.º 3 daquele artigo, que, “Os documentos particulares são havidos por autenticados, quando confirmados pelas partes, perante notário, nos termos prescritos nas leis notariais.".

O mapa de kms é, nos termos do CC, um documento particular, preenchido pelos colaboradores, os quais registam as deslocações ao serviço da entidade patronal, feitas nas suas próprias viaturas, e pelas quais esta lhes atribui uma compensação (um valor predefinido por km percorrido).

Para além de ser um documento que contem informação necessária para que a empresa determine o valor da compensação a atribuir aos trabalhadores, é também um documento necessário para a comprovação fiscal dos gastos relativos a essa compensação.

Em conformidade com o art.º 373.º do CC, os documentos particulares devem, em regra, ser assinados pelo seu autor.

Por sua vez, refere o n.º 1 do art.º 374.º do CC que “A letra e a assinatura, ou só a assinatura, de um documento particular consideram-se verdadeiras, quando reconhecidas ou não impugnadas pela parte contra quem o documento é apresentado, ou quando esta declare não saber se lhe pertencem, apesar de lhe serem atribuídas, ou quando sejam havidas legal ou judicialmente como verdadeiras.".

Ora, em conformidade com o n.º 1 do art.º 376.º do CC “O documento particular cuja autoria seja reconhecida nos termos dos artigos antecedentes faz prova plena quanto às declarações atribuídas ao seu autor, sem prejuízo da arguição e prova da falsidade do documento.".

A assinatura é, assim, um elemento essencial para o reconhecimento da autoria do documento e, consequentemente, para a aceitação do mesmo como prova.

Face ao exposto, os mapas de kms devem estar assinados pelos colaboradores, para efeitos da comprovação documental, nos termos do n.º 3 do art.º 23.º, conjugado com a alínea h) do n.º 1 do art.º 23.º-A, ambos do CIRC, dos gastos com a compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, e da sua consequente aceitação fiscal.